Conference Administrator – Administrateur des conférences

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(La version française suit)

As a national, non-profit organization, the Royal College speaks for more than 50,000 medical and surgical specialists and resident affiliates. The mission of the Royal College is to improve the health and care of Canadians by leading in medical education, professional standards, physician competence and continuous enhancement of the health system. Located in Ottawa, Royal College is a stimulating and professional work environment.

Conference Administrator

Do you have experience developing and executing conference management activities?  Do you enjoy working as part of a team? Do others describe you as organized and detail-oriented? Do you thrive in fast-paced, busy and changing environments?  If yes, we have an exciting opportunity for you!

Position Summary

Under the direction of Team Lead, Conference Management, you will be responsible for coordinating or supporting the planning and implementation of Royal College conferences, and providing guidance and direction to staff and contract employees for all conference activities.

Using your high knowledge of conference management activities, you will coordinate the planning and implementation for all conference requirements including project management and financial review and management. You will also be responsible for logistical requirements of conferences including site selection, contract negotiations, registration, audiovisual and telecommunications, food and beverage and exhibit and sponsorship programs.

You will provide on-site management for all conference activities; including providing guidance and direction to a Conference Assistant, temporary staff, contractors and hotel/convention centre staff as required.

You come to us with:

  • College Diploma in Meeting and Event Planning or equivalent experience.
  • 5 years of directly related experience developing and executing conference management activities.
  • Excellent organizational skills and attention to details.
  • Ability to work independently and as a member of a team.
  • Diplomacy and excellent interpersonal and communication skills.
  • Ability to adapt to change in a positive and supportive manner.
  • Proficiency in the operation of broad-based computer software, including MS Office, and ability to adapt to changing technologies.
  • Bilingualism in English and French and completion, or working towards completion, of a Certified Meeting Professional designation would be assets.
  • Ability to travel and work overtime, as required.

To apply, please forward your résumé, covering letter and salary expectations by June 30, 2017 to careers@royalcollege.ca. To ensure the hiring committee reviews your application, quote posting JD 630, last name, first name in the email subject line.

Interviews and skills assessments for the selected candidates: Week of July 17, 2017.

We sincerely thank all applicants for their interest; however will only contact those under consideration.

Click to learn about Royal College and visit us at royalcollege.ca 


Administrateur des conférences

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est une organisation nationale sans but lucratif qui s’exprime au nom de plus de 50 000 médecins et chirurgiens spécialistes et résidents affiliés. Le Collège royal s’est donné pour mission d’améliorer la santé des Canadiens et les soins qui leur sont prodigués en jouant un rôle de premier plan dans la formation médicales, les normes professionnelles, la compétence des médecins et l’amélioration continue du système de santé. Situé à  Ottawa, le Collège royal offre un milieu de travail stimulant et professionnel.

Description du poste:

Vous avez de l’expérience dans l’élaboration et la mise en oeuvre d’activités de gestion de conférences? Vous aimez le travail d’équipe? Vous faites preuve d’un bon sens de l’organisation et de minutie ? Vous êtes stimulé par les environnements dynamiques où l’évolution est rapide? Si c’est le cas, nous avons un poste qui risque de vous intéresser.

Résumé du poste:

Sous la gouverne du chef d’équipe, Gestion des conférences, le titulaire du poste sera tenu de coordonner ou de soutenir la planification et la mise en oeuvre des conférence du Collège royal, et de fournir des conseils et des directives aux membres du personnel et aux employés contractuels en ce qui a trait à l’ensemble des activités liées aux conférences.

Le titulaire du poste mettra à  profit sa connaissance approfondie des activités de gestion de conférences pour coordonner la planification et la mise en oeuvre de tous les éléments requis, notamment en matière de gestion de projet et de vérification et gestion financière. Il sera aussi responsable des aspects logistiques entourant la tenue de conférences, dont le choix de l’emplacement, les négociations contractuelles, l’inscription, l’équipement audiovisuel et les télécommunications, la nourriture et les boissons, de même que les programmes de commandite et d’exposition.

Le titulaire du poste assurera sur place la gestion de toutes les activités liées aux conférences; il fournira notamment des conseils et des directives à  un adjoint aux conférences, au personnel temporaire, aux contractants et aux membres du personnel de l’hôtel ou du centre de conférence (au besoin).

Exigences du poste:

  • Diplôme collégial en planification d’événements et de réunions ou experience équivalente
  • Cinq ans d’expérience directement liée à l’élaboration et à la mise en oeuvre d’activités de gestion de conférences
  • Excellent sens de l’organisation et grand souci du détail
  • Aptitude à travailler seul ou au sein d’une équipe
  • Diplomatie et excellentes aptitudes interpersonnelles et en communications
  • Capacité à s’adapter au changement de manière positive et dans un esprit de coopération
  • Maîtrise de l’utilisation de logiciels généraux (dont la suite MS Office) et capacité de s’adapter aux progrès technologiques
  • Atouts : Être bilingue (français et anglais) et détenir ou être en voie d’obtenir le titre professionnel de CMP (Certified Meeting Professional)
  • Disposition à voyager pour le travail et à faire des heures supplémentaires, selon les besoins

Si vous souhaitez poser votre candidature, veuillez envoyer votre curriculum vitae, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 30 juin 2017 à l’adresse careers@collegeroyal.ca. Pour vous assurer que le comité de recrutement examine votre demande, veuillez inscrire le numéro de référence du poste (JD 630) ainsi que vos nom et prénom à la ligne de l’objet du courriel.

Les entrevues et les évaluations des compétences auront lieu durant la semaine du 17 juillet 2017.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues.

Remarque: Dans ce texte, le masculin englobe les deux genres. Le Collège royal s’engage à instaurer un milieu d’apprentissage et de travail inclusif et accessible à tous. Nous croyons aux droits des personnes handicapées et nous en faisons la promotion, conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario, à la Loi sur l’accessibilité pour les persones handicapées de l’Ontario (LAPHO, 2005) et aux Normes d’accessibilité intégrées qui en découlent. Pour répondre à cet engagement, le Collège royal fera tout en son pouvoir pour répondre aux besoins spéciaux des candidats. Ainis, veuillez en informer le Service des ressources humaines pour vous assurer la pleine participate aux processus de recrutement.

Pour en savoir plus sur le Collège royal, consultez notre site Web, collegeroyal.ca.